Tax Compliance - Wie intelligente Systeme Unternehmen vor Steuerfehlern bewahren
Wer ein Unternehmen leitet oder dessen gesetzlicher Vertreter ist, weiß, dass Fiskalthemen zu den wichtigen und zuweilen auch heiklen Gebieten gehören. Die Umsatzsteuer beispielsweise gilt als eine der risikoreichen Steuerart überhaupt, da sie in der Regel Massentransaktionen betrifft: Fehler bei der Umsatzsteuermeldung können im allerschlimmsten Fall den Tatbestand der Steuerhinterziehung erfüllen! Dazu kommt, dass Experten davon ausgehen, dass vor allem dem Mittelstand mehr steuerliche Pflichten auferlegt werden.
Mittelstand auf dem Prüfstand
Die meisten Unternehmen gehen davon aus, regelkonform, im Anglizismus: „compliant" zu handeln. Steuererklärungen werden rechtzeitig erstellt, Steuerpflichten rechtzeitig beglichen. Doch gerade mittelständische Unternehmen schätzen ihre Situation häufig falsch ein. Das ist keine Kritik: Die Größe des Unternehmens, die Zahl der Mitarbeiter, der Aufträge und weiteres können zu Fehlern führen, beispielsweise in der Umsatzsteuermeldung. Und die Fehler fallen nicht immer sofort auf. Gerade international agierende Unternehmen begehen häufig unwissentlich Fehler: Handelsunternehmen beispielsweise setzen Ausgangslieferungen oft unzutreffend als steuerfrei um. Der große Schreck kommt dann im Rahmen einer Betriebsprüfung, die nicht selten mit einer Klage vor dem Finanzgericht endet. Denn so etwas kann schnell als vorsätzliches oder leichtfertiges Handeln ausgelegt werden.
René Feldgen, Gesellschafter der DORNBACH GmbH, rät daher dringend zu einem sogenannten Tax CMS. Das CMS, das Compliance Management System, ist ein System (analog oder EDV-basiert) zur Überwachung aller steuerrechtlichen Pflichten.
Ein Compliance System beruhigt die Prüfer
„Wenn ein innerbetriebliches System besteht, das dafür sorgt, Steuerpflichten fristgerecht zu erfüllen", so Feldgen, „vermeidet das Fehler. Sollte dennoch ein Fehler auftreten, liegt für das Finanzamt die Vermutung des Vorsatzes ferner."
Das bedeutet, dass ein Tax Compliance Management System grundsätzlich eine Absicherung für Unternehmer darstellt. Doch es steckt mehr Potential in einem solchen System. Mittelständische Unternehmen werden durch die Nutzung entlastet, von der Chefetage bis hin zu den Mitarbeitern.
„Man stelle sich vor, Steueranmeldung, die pünktliche Abgabe der Steuererklärung, die Aufzeichnung und Aufbewahrung von Dokumenten, die pünktliche Zahlung der Steuerschuld werden von einem System kontrolliert und durchgeführt", führt Feldgen aus. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer wie er und die Mitarbeiter von DORNBACH helfen dabei, das Tax CMS aufzusetzen, oder prüfen eine bestehende Lösung auf seine Wirksamkeit.
Tax CMS auch ohne drohende Gefahr
Ein Tax CMS ist dabei so individuell zu gestalten wie das Unternehmen selbst. „Es gibt kein System von der Stange. Die Anbieter fertigen eher nach Maß an", sagt Feldgen, der zuletzt ein solches System mit einem Handelsunternehmen aufgesetzt hat. Der Erfolg spricht jetzt schon für sich. „Alle im Unternehmen werden entlastet, wenn diese Prozesse kontrolliert werden. Das fängt bei regelmäßigen Erinnerungen an verschiedene Aufgaben und Fristen an.
Grundsätzlich rät Feldgen dazu, ein System auch zu nutzen und nicht als „Alibi" für den Steuerprüfer zu verwenden: „Wenn alle Verantwortlichen mit dem System wirklich arbeiten, zieht man den besten Nutzen aus einem CMS."