Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
Schon 2010 hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 26.11.2010 die Einzelaufzeichnungspflicht, Speicherung und Aufbewahrung sowie Trennung und Abgleich barer und unbarer Geschäftsvorfälle bei elektronischen Kassen geregelt. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurden weitere Maßnahmen zur Bekämpfung der Verfälschung von Kassenvorgängen und damit verbundenem Steuerausfall festgelegt.
Elektronische Aufzeichnungssysteme sind durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen, um die nachträgliche Manipulation digitaler Daten zu verhindern. Die Grundaufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht) und auf einem Speichermedium gesichert aufzubewahren. Auch bei einem Wechsel des Kassensystems ist dies für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten. Die Sicherheitseinrichtung ist ab 01.01.2020 verpflichtend, eine Übergangsfrist bis 31.12.2022 gilt für Unternehmen, die eine neue Kasse entsprechend den Anforderungen des BMF-Schreibens 2010 angeschafft haben, diese aber nicht mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung aufrüsten können.
Gegenüber dem Finanzamt besteht eine Anzeigepflicht nach § 146a AO für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen (Mitteilungspflicht an das Finanzamt bis 31. Januar 2020).
Die Kassennachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme in die Buchführung. Seit 01.01.2018 sind ungemeldete Nachschauen möglich. Sie beziehen sich u. a. auf elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen und offene Ladenkassen. Verstöße können mit Strafen von bis zu EUR 25.000 sanktioniert werden.
Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung sollte nicht gering geschätzt werden. Aktuelle Betriebsprüfungsfälle belegen, dass die Finanzverwaltung die Einhaltung der derzeitigen gesetzlichen Voraussetzungen regelmäßig prüft und schon bei geringfügigen Einwendungen Zuschätzungen der Bemessungsgrundlagen vornimmt. Es ist davon auszugehen, dass sich diese Entwicklung ab 1. Januar 2020 verschärfen wird.