Tax Compliance Management Systeme (TCMS) – Wie aus dem engen Regelungs-Korsett ein echter Gewinn wird

Geben Sie es zu: Die meisten von Ihnen hätten einen Artikel mit der Überschrift „Tax Compliance“ niemals angeklickt. 

Das Thema ruft bei vielen Unternehmerinnen und Unternehmern nicht unbedingt Begeisterung hervor. Und auch die immerwährenden Predigten der Beraterschaft über die Notwendigkeit von Compliance Systemen – jüngst auch in einem neuen Positionspapier des IDW [ML1] in Zusammenhang mit einer veranlagungsnahen Betriebsprüfung - tragen nicht unbedingt zur Beliebtheit des Themas, geschweige denn der referierenden Person bei. Der Punkt geht an Sie!

Doch Tax Compliance geht auch gewinnbringend! Nämlich dann, wenn das Thema nicht als unüberwindbarer Berg langweiliger rechtlicher Normen angesehen wird, der anstandslos interne Ressourcen frisst und am Ende auch noch mühevoll gehegt und gepflegt werden will. Eine weitere Beziehung auf Lebenszeit, die die Organisationsstruktur eher verkompliziert, als dass sie sie verschlankt, will schließlich niemand. Dennoch sind Unternehmerinnen und Unternehmer angehalten den Überblick zu bewahren – wenn schon nicht für die Unternehmens- oder Finanzverwaltung, dann wenigstens für die persönliche Haftung.

Sieht man Tax Compliance in einem anderen Licht und nicht nur in dem reinen Befolgen von Vorgaben der Finanzverwaltung, um im Fall der Fälle etwas in der Schublade zu haben, kommt plötzlich eine ganz andere Seite zum Vorschein. Aus dem vermeintlich prozessualen Monster, das die Natur eines agilen Unternehmens in ein Korsett strenger Richtlinien zwängt, kann bei richtigem Einsatz und individueller Gestaltung der Motor für die unternehmensinterne prozess- und kostenoptimierte Steuergestaltung werden.

Zugegeben, Tax Compliance ohne Prozesse und Richtlinien gibt es nicht. Doch eine übertrieben formalisierte Herangehensweise ist für ein wirksames und auf die Größe und das Risiko des individuellen Unternehmens abgestimmtes System gar nicht notwendig.

Auch wenn die Anforderungen der Finanzbehörden, der Märkte und anderer Stakeholder immer größer werden und es immer schwieriger wird, ein Tax Compliance Management System zu finden, dass den hohen Ansprüchen gerecht wird, ohne den Rahmen zu sprengen, muss das System handhabbar und vor allem lebbar und pflegbar bleiben - und das bitte zu einem bezahlbaren Preis. Dem Unternehmer fehlt es dabei oft an Orientierung, einer geeigneten Herangehensweise, dem ersten Schritt, dem Wissen welche Komponenten wichtig sind und welche getrost vernachlässigt werden können – schlichtweg wie der Berg unüberwindbarer Aufgaben bewältigt werden kann.

Wie jede unternehmerische Tätigkeit kann auch ein Tax Compliance Management System nicht losgelöst von der Vision und Mission eines Unternehmens erstellt werden. Es ist nicht bloß einzufügen in das unternehmerische Leitbild, vielmehr sollte es mit gleichem Enthusiasmus und gleicher Motivation ein eigenständiger Teil des Leitbilds werden und es mitprägen.

In einem ersten Schritt ist daher zunächst einmal das Ziel des Unternehmers abzustecken. Welche Vision wird mit einem TCMS verfolgt und welche Maßnahmen tragen zu dessen Erreichung bei? Soll das TCMS nur vor Haftungsrisiken schützen? Steht die Vermeidung von Konflikten und Feststellungen während einer Betriebsprüfung im Vordergrund? Soll es den Mitarbeitern verlässliche Handlungsspielräume und Sicherheit für ihre tägliche Arbeit und Entscheidungen bieten? Oder ist auch die Reduzierung der Steuerbelastung durch frühzeitige Steuerplanung und -optimierung ein Faktor? Auch ein Blick durch die betriebswirtschaftliche Brille zur Optimierung von Prozessen, Vereinheitlichung von Schnittstellen und der Integration des Steuer- und Finanzbereichs in die Organisation und IT-Landschaft des Unternehmens ist denkbar. Was auch immer Sie sich als Unternehmer vorstellen, das Projekt „TCMS“ sollte auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sein und Sie nicht in eine vordefinierte Richtung drängen.

Ist das Ziel erst einmal klar, wird der Aufwand kalkulierbar und Maßnahmen können nach ihrer Erforderlichkeit definiert werden. Eine zielgerichtete und lösungsorientierte Planung des Projekts „TCMS“ ist sinnvoll, um den Überblick nicht zu verlieren und alle Mitarbeiter mitzunehmen. Wer kein umfangreiches Tax Compliance Management System einführen kann oder möchte, dem stehen diverse Alternativen für schlankere Versionen zur Verfügung. Dies können z. B. Richtlinien zu eingegrenzten Sachverhalten, die das Unternehmen regelmäßig vor Herausforderungen stellen, sein oder die Analyse nur eines Teilbereichs wie z. B. grenzüberschreitende Sachverhalte.

In jedem Fall lohnt sich ein tiefergehender Blick in die Abläufe der Steuerabteilung sowie vor- und nachgelagerter Prozesse, sei es für ein Tax Compliance Management System, für die rein betriebswirtschaftliche Optimierung oder für ein risikominimierendes Betriebsprüfungsmanagement. Denn die Vorteile sind oft größer, als die reine Dokumentation von Prozessen zur bloßen Befolgung von Vorgaben der Finanzverwaltung es vorher vermuten mag.

Wie wir Sie unterstützen:

• Definition des notwendigen Umfangs eines Tax Compliance Management Systems
• Konzeption eines lebbaren Tax Compliance Management Systems - von der Analyse des Status Quo über die Dokumentation bis zur täglichen Anwendung
• Optimierung der Prozesse und Begleitung des Change Management
• Second Opinion für bestehende IKS / TCMS

Für weitere Fragen stehen Ihnen Ihre gewohnten Ansprechpartner sowie die Autorin StBin Linda Menke gerne zur Verfügung.