Nachweisgesetz verschärft Dokumentationspflichten im Arbeitsrecht

Sehr geehrte Damen und Herren,

beginnend mit dem Monat August 2022 kommt es zu einer für Arbeitgeber wichtigen Änderungen der gesetzlichen Verpflichtungen, nämlich dem sogenannten Nachweisgesetz. Der Bundestag hat am 23.06.2022 das Gesetz zur Umsetzung der „RL (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union im Bereich des Zivilrechts (sog. Arbeitsbedingungenrichtlinie)“ verabschiedet (BT-Drs. 20/1636).

Schon bislang gab es eine gesetzliche Grundlage im Nachweisgesetz, nach der wesentliche Bestimmungen in den Arbeitsverträgen zu dokumentieren waren. Diese Nachweispflichten werden jetzt vom Gesetzgeber für verbindlich erklärt, sodass derjenige Arbeitgeber, der die erforderlichen Angaben zu den wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrages unrichtig oder unvollständig bzw. nicht rechtzeitig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise macht, eine Geldbuße von bis zu 2000 € im Einzelfall leisten muss.

Am erstaunlichsten ist, dass es dabei bleibt, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen sind. Die elektronische Form bleibt gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachweisG ausgeschlossen, was man letztlich als einen gesetzgeberischen Anachronismus ansehen muss.

Zur Erinnerung:

Unter dem derzeit bis zum 31.07.2022 geltenden Nachweisgesetz müssen die Arbeitgeber spätestens bis einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die folgenden Punkte schriftlich nachweisen:

Name und Anschrift der Vertragsparteien
Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
Arbeitsort
Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
Arbeitszeit
Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
Kündigungsfristen
allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Der Katalog an nachzuweisenden wesentlichen Vertragsbedingungen wird durch das neue Nachweisgesetz ab dem August 2022 wesentlich erweitert. Hierzu zählen künftig zusätzlich zu den vorstehend genannten Punkten die in § 2 NachweisG genannten Vertragsbedingungen:

Enddatum des Arbeitsverhältnisses
ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
bei Arbeit auf Abruf neben der Vereinbarung, dass Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen ist, die Zahl der zu vergütenden Mindeststunden, der jeweilige Zeitrahmen und die Frist für die Anordnung der Lage der Arbeitszeit im Voraus durch den Arbeitgeber
sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist, sowie
das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

Auch die Vorlagefristen, die der Arbeitgeber einzuhalten hat, sind deutlich verkürzt. Während nach dem alten Recht bis 31.07.2022 die wesentlichen Vertragsbedingungen innerhalb eines Monats nach Tätigkeitsbeginn ausgehändigt werden mussten, wird nunmehr grundsätzlich bei Beginn des Arbeitsverhältnisses, spätestens jedoch bis zum siebten Kalendertag nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses die entsprechende Nachweispflicht gegenüber dem Arbeitnehmer zu erfüllen sein.

Dies gilt dann auch für spätere Änderungen wesentlicher Vertragsbedingungen, die es in den nachweispflichtigen Bereichen danach gibt.

Von daher sollten die Arbeitgeber nunmehr im Bereich des Vertragsmanagements des Arbeitsrechts einen Prozess aussetzen, der die Einhaltung der Bestimmungen des neuen Nachweisgesetzes sicherstellt.

Sofern Sie weitere Fragen haben können Sie sich gerne an Ihre gewohnten Ansprechpartner oder den Autor Ralf Wickert wenden.