Datenschutzerklärung Mandant

DATENSCHUTZERKLÄRUNG MANDANT

Mit dieser Datenschutzerklärung erfüllen die DORNBACH GmbH & Co. KG, Ober der Mühle 6, 42699 Solingen, Telefon +49 (0) 212 54 69 6-0, E-Mail Bitte Javascript aktivieren! sowie die DORNBACH Treuhand GmbH (nachstehend auch als „DORNBACH“ bezeichnet) ihre bestehende gesetzliche Informationspflicht gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) im Hinblick auf eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Mandanten. Im Folgenden erläutern wir Ihnen daher anhand unserer Datenschutzerklärung, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen in welcher Weise verarbeiten. Wenden Sie sich bitte an uns oder unseren externen Datenschutzbeauftragten, wenn Sie weitere Fragen haben. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. Darunter fallen beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail Adresse, Ihre Bankverbindungen und Ihr Geburtsdatum.

Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt in jedem mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder in jeder Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten vor. Eine Datenverarbeitung ist insbesondere in dem Erheben, dem Erfassen, der Organisation, dem Ordnen, der Speicherung, der Anpassung, der Veränderung, dem Auslesen, dem Abfragen, der Verwendung, der Offenlegung durch Übermittlung, der Verbreitung oder in einer anderen Form der Bereitstellung, dem Abgleich oder der Verknüpfung, der Einschränkung, dem Löschen oder der Vernichtung personenbezogener Daten zu sehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den nachstehend dargestellten Vorgaben und Voraussetzungen im Rahmen einer automatisierten Verarbeitung grundsätzlich basierend auf einer einschlägigen gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage. Wenn wir uns auf eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage stützen, ist dies im Regelfall Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO („Erforderlichkeit hinsichtlich der Vertragserfüllung“). Wir verarbeiten Ihre Daten insbesondere, um das mit Ihnen bestehende Mandatsverhältnis erfüllen zu können. Wenn Sie uns mandatieren, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• E-Mail Adresse,
• Anschrift,
• Telefonnummer,
• Informationen, die für die Bearbeitung des Mandats erforderlich sind.

Aufgrund der Vorgaben des Geldwäschegesetzes werden wir zudem eine Kopie Ihres Personalausweises / Reisepasses zu unseren Akten nehmen. DORNBACH verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des bestehenden Mandatsverhältnisses, soweit dies erforderlich ist. Die Datenverarbeitung erfolgt insbesondere, um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können, um Sie angemessen beraten und vertreten zu können, zur Korrespondenz mit Ihnen, zur Rechnungsstellung und zur Abwicklung evtl. bestehender Haftungsansprüche sowie zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche. Die von uns direkt bei Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten sind für den Abschluss des jeweiligen Vertrages und damit das Mandatsverhältnisses erforderlich. Um den jeweiligen Vertrag durchführen zu können, sind Sie vertraglich verpflichtet, die erforderlichen Daten zur Verfügung zu stellen. Eine Nichtbereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten kann dazu führen, dass die Vertragserfüllung nicht durchgeführt werden kann.

Im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO als Ermächtigungsgrundlage einschlägig. Des Weiteren kann eine Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO stattfinden, wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben. Ein solches berechtigtes Interesse liegt immer dann vor, wenn wir ein wirtschaftliches, rechtliches oder ideelles Interesse haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen. Ihre personenbezogenen Daten werden, wenn keine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage vorhanden ist, verarbeitet, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO dazu erteilen. Die Nichtabgabe dieser Einwilligung oder deren Widerruf lässt die Möglichkeit des Rückgriffs auf gesetzliche Ermächtigungsgrundlagen, insbesondere Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO („Erforderlichkeit hinsichtlich der Vertragserfüllung“), Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO („gesetzliche Verpflichtung“) sowie Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO („berechtigtes Interesse“) hinsichtlich der Datenverarbeitung unberührt.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Einwilligungserklärung freiwillig abzugeben. Die Nichtabgabe der Einwilligung oder deren Widerruf hat für Sie keine Nachteile. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit zur Einsicht anfordern und zu jedem Zeitpunkt durch eine E-Mail oder per Post an uns widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Unsere Kontaktdaten finden Sie vorstehend dieser Datenschutzerklärung.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DS-GVO findet nicht statt. Der Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird durch die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten jeweiligen Zwecke begrenzt. Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Die Voraussetzungen des Art. 28 DS-GVO werden beachtet.

Dauer der Verarbeitung

Die Höchstdauer der Speicherung ist abhängig davon, welchem Zweck die Datenverarbeitung dient. Die Dauer der Speicherung richtet sich danach, für welchen Zeitraum die Speicherung zur Zweckerfüllung erforderlich ist. Die Daten werden aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert (§ 51b Abs. 2 WPO, § 66 Abs. 1 StBerG). Die Daten werden zudem gespeichert zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 HGB, § 147 AO bis zu zehn Jahren).

Empfänger der Daten

Wir übermitteln Ihre Daten innerhalb von DORNBACH, soweit dies für die Abwicklung des Mandatsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DS-GVO („Erforderlichkeit hinsichtlich der Vertragserfüllung"). Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von uns erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. In den Erwägungsgründen zur DS-GVO, die als Auslegungshilfen der DS-GVO dienen, wird in Erwägungsgrund 48 das berechtigte Interesse für die Übermittlung in einer Unternehmensgruppe konkretisiert. Danach ist die Übermittlung innerhalb einer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke hinsichtlich der Verarbeitung von Daten von Kunden als berechtigtes Interesse von uns im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO zu qualifizieren.

In Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages erhalten diejenigen Stellen die von Ihnen überlassenen Daten, die diese aus gesetzlichen Gründen benötigen, z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, zuständige Behörden und Gerichte. Eine Übermittlung erfolgt ferner dann an Dritte, beispielweise an den Verfahrensgegner, dessen Vertreter, an Behörden und Gerichte, zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die übermittelten Daten dürfen von diesen Dritten nur zu dem dargestellten Zwecken verwendet werden. Die Steuererklärungen werden von uns, soweit möglich, mit Hilfe der DATEV eG, einer Organisation der steuerberatenden Berufe, erstellt. Die entsprechenden Daten werden zu diesem Zweck an die DATEV eG übermittelt und von dieser verarbeitet.

Als Berufsgeheimnisträger sind wir verpflichtet die berufsrechtliche Verschwiegenheit einzuhalten und umzusetzen. Weitere Empfänger erhalten die von Ihnen überlassenen Daten nur auf Ihren Wunsch hin, wenn Sie uns von der berufsrechtlichen Verschwiegenheit entbinden.

Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen, z.B. Rechenzentrumsdienstleister, IT-Partner, Aktenvernichter etc. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns vertraglich zur Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DS-GVO, insbesondere des Art. 28 DS-GVO und des BDSG, verpflichtet.

Werbung

DORNBACH beabsichtigt, die von Ihnen mitgeteilten bzw. von uns erhobenen Daten bei einem bestehenden Mandatsverhältnis ggfs. auch zu Werbezwecken zu verarbeiten. Gesetzliche Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO („berechtigtes Interesse“). Ein solches berechtigtes Interesse ist nach den Erwägungsgründen zur DS-GVO insbesondere im Hinblick auf die Direktwerbung (Erwägungsgrund 47, Satz 7) gegeben. Unter dem Begriff der Direktwerbung versteht man die unmittelbare Ansprache eines Nachfragers durch einen Anbieter, hier durch uns, mit der Zielsetzung, den Absatz u.a. von Dienstleistungen zu fördern.

Die Werbung erfolgt postalisch, auf elektronischem Wege (E-Mail), per SMS/MMS oder per Anruf. Die Voraussetzungen des § 7 UWG werden selbstverständlich beachtet. Die Werbemaßnahmen beziehen sich auf Newsletter, Infobriefe, Einladungen und Ankündigungen zu Veranstaltungen. Die Werbung erfolgt nicht nur durch DORNBACH, sondern auch durch die DORNBACH GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Anton-Jordan-Straße 1, 56070 Koblenz. Zu den vorstehend genannten Werbezwecken können Ihren personenbezogenen Daten an die DORNBACH GmbH in Koblenz übermittelt und von diesem für Werbezwecke verarbeitet werden, soweit dies rechtlich zulässig ist.

Sie können jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Werbezwecken einlegen. Die entsprechenden Kontaktdaten sind am Ende dieser Datenschutzerklärung aufgeführt. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Werbezwecke verarbeitet und aus den Werbeverteilern gelöscht.

Ort der Datenverarbeitungsmaßnahmen

Die gesamte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet entweder in Deutschland oder in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union statt. Eine Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch DORNBACH in Staaten außerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (sog. Drittstaaten) erfolgt nicht.

Sicherheit / Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen unter Berücksichtigung der Vorgaben der Art. 24, 25 und 32 DS-GVO, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen und Missbrauch zu schützen. So beachten wir die rechtlichen Vorgaben zur Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und der Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung, zur Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und der Möglichkeit, diese bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sowie zur Einrichtung von Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und zur Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.

Des Weiteren beachten wir auch die Vorgaben des Art. 25 DS-GVO im Hinblick auf die Grundsätze des „privacy by design“ (Datenschutz durch Technikgestaltung) und des „privacy by default“ (Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen).

Ihre Rechte

Sie haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre personenbezogene Daten sowie, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht. Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2 - 4, 40213 Düsseldorf) zu beschweren. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie bei Fragen bezogen auf die vorstehend genannten Rechte sowie für deren Geltendmachung ebenso wie bei Anregungen wenden Sie sich bitte an uns oder an unseren externen Datenschutzbeauftragten.

Externe Datenschutzbeauftragte:

DORNBACH GmbH
Rechtsanwaltsgesellschaft
Anton-Jordan-Straße 1
56070 Koblenz
Fon +49 (0) 261 94 31 - 222
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Stand: Dezember 2023

Es gilt jeweils unsere aktuellste Fassung dieser Datenschutzerklärung.